Welche Unterlagen für die Steuererklärung?

Das Wichtigste zu den Unterlagen für die Steuererklärung in Kürze:

• 🤩
  Belege müssen nicht mehr mit der Steuererklärung eingereicht werden.
• 🧾
  Nachweise können jederzeit vom Finanzamt angefordert werden.
• 😞
  Wenn dir nach der Anforderung die Belege fehlen, ist ein Abzug der Kosten ausgeschlossen.

Die Themen im Überblick

1. Belege musst du auf Nachfrage einreichen
2. Checkliste: Diese Nachweise sind wichtig!
3. Diese Unterlagen hat das Finanzamt schon
4. Wie kannst du deine Ausgaben nachweisen?
5. Original, Kopie, per Post, Fax oder E-Mail
6. Aufbewahrungsdauer von Unterlagen
7. Was tun, wenn die Unterlagen verloren gegangen sind?
8. Häufige Fragen 💭

1
  Belege musst du auf Nachfrage einreichen

2017 wurde aus der Belegvorlagepflicht eine Belegvorhaltepflicht. Vor 2017 war das Mitsenden von Belegen also verpflichtend. Seit 2017 ist es keine Pflicht mehr.

Es reicht also bei der Steuererklärung zunächst aus, deine Kosten in das Onlineformular in Elster oder Steuerbot einzutragen, ohne die Rechnung zu versenden. Erst sobald das Finanzamt dich um Rechnungen oder Nachweise bittet, musst du dies zusenden, um die erwartete Steuererstattung bekommen zu können 🤝

Beispiel

Stell dir mal vor: Du hattest eine OP, die deine Versicherung nicht zahlt. Du machst dafür einen fünfstelligen Betrag an außergewöhnlichen Belastungen geltend und kriegst dadurch eine ordentliche Rückerstattungssumme. Dir fehlt dann aber die Rechnung, wenn das Finanzamt genauer nachhakt. Da rutscht die erwartete Steuerrückzahlung mal ziemlich schnell wieder in den Keller.

2
  Checkliste: Diese Nachweise sind wichtig!

Einnahmen aus Arbeit und anderen Einkommensquellen

• 🧾
  Lohnsteuerbescheinigungen
• 🤰
  Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen
• 💰
  Verträge zu Abfindungen
• 🧓
  Mitteilung zur Vorlage beim Finanzamt von der Rentenversicherung
• 💶
  Steuerbescheinigungen der Banken über Kapitalerträge

Ausgaben für die Arbeit (Werbungskosten)

• 🚌
  Fahrkarten für den ÖPNV
• 🙍
  Bescheinigung über Gewerkschaftsbeiträge
• 🔧
  Belege für Arbeitsmittel
• 🧑‍🔧
  Belege für Arbeitskleidung
• 🚅
  Belege von Reisekosten
• 📒
  Belege von Bewerbungskosten
• 🧑‍💼
  Rechnung vom Steuerberater oder der Steuersoftware
• 🧑‍🎓
  Nachweise über Semesterbeiträge im Studium

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Kosten der privaten Lebensführung (Sonderausgaben)

• 📄
  Bescheinigung über Beiträge zur Riester-Rente oder Rürup-Rente
• 🦺
  Nachweise über Versicherungsbeiträge
• 📑
  Spendenbelege
• 📝
  Bescheinigungen über Mitgliedsbeiträge von Vereinen
• ✉️
  Belege zu Berufsausbildungskosten

Außergewöhnliche Belastungen

• 🤕
  Belege zu Krankheitskosten (Medikamente, Brillen, selbst gezahlte Arztrechnungen, Kosten für Heilpraktiker, Fahrtkosten zu medizinischen Einrichtungen)
• 🏖️
  Belege zu Kurkosten
• 🦼
  Rechnungen für Pflegeaufwendungen
• 🪦
  Rechnungen für Beerdigungskosten
• 📜
  Nachweise zum Pflegegrad
• 🧑‍🦯
  Bescheid über die Feststellung des Grades der Behinderung

Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen

• 📑
  Rechnungen über die erbrachten Leistungen
• 📃
  Nebenkostenabrechnung

3
  Diese Unterlagen hat das Finanzamt schon

Diese Unterlagen musst du nicht beim Finanzamt einreichen:

• ❌
  Lohnsteuerbescheinigungen
• ❌
  Rentenbezugsmitteilungen
• ❌
  Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen
• ❌
  Bescheinigungen der Krankenversicherung

4
  Wie kannst du deine Ausgaben nachweisen?

• Rechnungen (z.B. bei Handwerkerleistungen)
• Quittungen (z.B. Kassenzettel, Kaufbelege)
• Verträge (z.B. Kauf-, Pacht- oder Mietverträge)
• Kontoauszüge (Teilweise als zusätzliche Nachweise)
• Nebenkostenabrechnungen (z.B. bei haushaltsnahen Dienstleistungen)
• Fotos oder Wohnungsgrundrisse (z.B. im Falle eines häuslichen Arbeitszimmers)

5
  Original, Kopie, per Post, Fax oder E-Mail

Alles egal! 😬 Denn ob es sich bei deinen Belegen um das Original oder eine Kopie handelt, ob du diese per Post, Fax oder E-Mail einreichst, ist dem Finanzamt recht egal. Okay, nicht so ganz...

Da auch die Finanzverwaltung nach und nach digitaler wird, ist der Weg per E-Mail am schnellsten und verursacht keine Portokosten. Immerhin müssen Belege, die per Post eingereicht werden, auch wieder zurück zum Absender.

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  Aufbewahrungsdauer von Unterlagen

Eine offizielle Frist für die Aufbewahrung von Belegen gibt es bei Privatpersonen nicht. Wir empfehlen daher, die Belege bis zum Erhalt des Steuerbescheids aufzubewahren. Danach kannst du diese bis auf ein paar Ausnahmen entsorgen.

Diese Ausnahmen sind Folgende:

• Spendenbescheinigungen
• Verträge für Versicherungen
• Rechnungen von Gegenständen, bei denen die Ausgaben über mehrere Jahre verteilt werden
• Nebenkostenabrechnungen

Diese Belege solltest du länger aufbewahren, da diese mehrere Jahre betreffen – beziehungsweise dauernd anfallende Kosten sind.

Für Spendenbescheinigungen, sowie die Nebenkostenabrechnungen empfehlen wir dir eine Aufbewahrungsdauer von zwei Jahren. Für abzuschreibende Gegenstände sollte die Rechnung bis zur vollständigen Abschreibung aufbewahrt werden. Versicherungsunterlagen sollte man am besten nie entsorgen.

7
  Was tun, wenn die Unterlagen verloren gegangen sind?

Für alles andere, bei dem eine ordentliche Rechnung ausgestellt wurde oder ein Vertrag abgeschlossen wurde, kannst du bei dem jeweiligen Anbieter oder Unternehmen eine Kopie der Rechnung anfordern. Denn im Gegensatz zu Privatpersonen sind Unternehmer:innen dazu verpflichtet, die Rechnungen zwischen 6 und 10 Jahren aufzubewahren.

Fazit

Dadurch, dass du nicht alle Belege direkt beim Finanzamt einreichen musst, ist die Steuererklärung mal wieder ein kleines Stückchen einfacher geworden. Wenn du dich darüber freust, dann freust du dich sicherlich auch darüber, dass die Steuererklärung um Welten einfacher werden kann, wenn du dich dazu entscheidest, deine Steuererklärung in 20 Minuten mit Steuerbot zu machen 😉

Welche Unterlagen für die Steuererklärung? – Häufige Fragen zum Thema

Sind Belege ein Muss für die Steuererklärung?

Seit 2017 gibt es keine Pflicht mehr, die Belege einzureichen. Jedoch sind die Belege für mögliche Nachfragen vom Finanzamt aufzubewahren.

Welche Unterlagen sollte man aufheben?

Grundsätzlich alle Belege, die nicht nur das eine Jahr, sondern mehrere Jahre betreffen. Darunter fallen zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung oder Beitragsmitteilungen von Versicherungen. Unter anderem aber auch Rechnungen von Gegenständen die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen.

Wie lange muss man die Unterlagen aufbewahren?

Für private Personen gibt es keine Aufbewahrungsfrist. Sobald der Steuerbescheid ergangen ist, kannst du also die Belege entsorgen. Nur für Unternehmer:innen gilt eine Frist von 6 bis 10 Jahren im Falle einer möglichen Betriebsprüfung.

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